Содержание | Предыдущий раздел | Следующий раздел

2.3. Порядок ведения документооборота

2.3.1. Оперативный документооборот отдела продаж

2.3.1.1 Менеджеры по продажам при оперативной работе вносят информацию о контактах с клиентами в клиентскую базу данных, где фиксируется:
- информация (в том числе контактная) о клиенте (Форма №2.1);
- информация о каждом контакте с клиентом (Форма №2.2).
2.3.1.2. При направлении первого письма (коммерческого предложения) или первом телефонном контакте с клиентом (при звонке по инициативе клиента) менеджер по продажам заводит в клиентской базе данных Карту клиента, где указывает (в форме № 2.1) известную на этот момент контактную информацию, в том числе:
· наименование;
· контактные телефоны;
· должности и ФИО известных контактных лиц;
· вид деятельности;
· тип клиента (дилер, посредник, конечный или промежуточный потребитель).

2.3.1.3. Кроме того, менеджер вносит в базу данных (в форму № 2.2.) информацию о первом контакте, в том числе:
· дата контакта;
· должность и ФИО контактного лица (или адресата письма);
· форма контакта (письмо, звонок от них, звонок от нас и т.д.);
· тема (цель) контакта;
· результат и планируемое продолжение контактов;
· контрольный срок следующего контакта.

2.3.1.4. В дальнейшем по результатам каждого контакта менеджер вносит в клиентскую базу данных информацию о контакте аналогично п. 2.3.1.3.

2.3.1.5. Документооборот менеджера по продвижению продукции Предприятия в регионе ведется в Паспорте региона. Паспорт региона (форма №2.3): папка, в которой собираются документы по региону:
· гео-политическая информация;
· заказы конечных и промежуточных потребителей по региону до конца текущего года;
· заказы по региону на следующий год;
· классифицированные по отраслям Списки клиентов (форма 2.3/4);
· отчеты о проведенных мероприятиях и контактах;
· другая существенная информация по работе с регионом.
Экономическая справка дает возможность определить наиболее развитые отрасли региона.
Географическая справка позволяет правильнее спланировать командировки.
Портфель заказов на текущий и следующий год позволяют прогнозировать емкость рынка по каждому региону.
Классифицированный список клиентов (Форма 2.3/4) позволяет определить предприятия, относящиеся к наиболее приоритетным отраслям и сосредоточить на них усилия.

2.3.1.6. Также Список клиентов (форма 2.3/4) используется в качестве рабочей формы при контактах с потенциальными клиентами. Менеджер по результатам контактов вносит в нее информацию о дате контакта, его результате и планируемом продолжении контактов, контрольном сроке следующего контакта или мероприятия. Информация, вносимая в Список клиентов дублируется в клиентской базе данных (форме 2.2).
По мере необходимости менеджер обновляет Списки клиентов, перенося в новый Список (в поля «тема/цель контакта» и «планируемая дата контакта») информацию по результатам последнего контакта.
2.3.1.7. Ежедневно, в начале рабочего дня, менеджер по продажам на основании Списков клиентов готовит в произвольной форме план контактов на день, где указываются предприятия, с которыми запланировано проведение контактов, делаются пометки о проведении контакта и переносе его планируемого времени в течении рабочего дня.
2.3.1.8. При получении от потенциального клиента заявки на продукцию предприятия на него заводится Паспорт клиента и в дальнейшем основной документооборот собирается в нем. Паспорт клиента: папка, в которой собирается документооборот по покупателю в прямом календарном порядке:
· заявка;
· расчет цены;
· коммерческое предложение;
· счет;
· договор;
· записи результатов переговоров, в том числе телефонных;
· письма;
· отчеты (выписки из клиентской базы данных) по контактам с клиентом.
При этом в клиентской базе данных (Форме № 2.2) фиксируется краткая информация о контактах с клиентом, а также (в поле «результат контакта») - основных этапах исполнения сделок с ним:
· получении заказа;
· оплате;
· передачи заявки на изготовление;
· отгрузке продукции;
· получении оформленных документов о сдаче-приемке продукции.
2.3.1.9. Отчет менеджера по продажам (форма № 2.4): готовится начальником отдела продаж во время контроля работы менеджера. Периодичность отчета определяется периодом контроля менеджеров и должен быть не реже двух раз в месяц.
Также менеджеры оформляют:
2.3.1.10. Задание на командировку (Форма №2.5).
2.3.1.11. Отчет о командировке.

Содержание | Предыдущий раздел | Следующий раздел