По мере того, как менеджер по продажам овладеваете знаниями продукта, навыками продаж на данном рынке, чем более реальным и объемным становится план продаж, тем чаще возникает вопрос в планировании рабочего дня.
Беспорядочная деятельность на любом поприще еще никому не приносила пользы и тем более организованность не помешает менеджеру по продажам, который находится под постоянным прессингом со стороны руководства, заказчиков, внутренних служб своего собственного предприятия. Без четкой организации и понимания этапов и последовательности действий можно очень легко стать жертвой синдрома менеджера (синдрома хронической усталости), поэтому рассмотрим основные этапы, из которых состоит работа менеджера:
- составление списков потенциальных клиентов;
- первичный контакт с потенциальными клиентами;
- выделение реальных клиентов;
- переговоры с реальными клиентами о сделках;
- проведение встреч с реальными и потенциальными клиентами;
- подготовка документов (писем, технико-коммерческих предложений, технических заданий, счетов, договоров и т.д.);
- отслеживание платежей и отгрузок продукции;
- решение текущих вопросов.

Что касается поиска и первичного контакта с потенциальными клиентами, то будем считать, что менеджер по продажам начинает свою работу с входящих звонков и на момент начала планирования имеет некоторый набор реальных клиентов. Поэтому основная задача – спланировать телефонные переговоры, личные встречи и подготовку документов.
Таким образом, в конце рабочего дня на основании проделанной за день работы требуется спланировать телефонные переговоры, встречи и подготовку документов на следующий день. Для этого существуют техники планирования рабочего дня в ежедневнике или более удобном для этого планере, однако удобнее пользоваться электронными средствами.
Несмотря на распространенность программы MS Outlook, планирование с ее помощью мало чем отличается от бумажного и работает хорошо, когда за менеджера работу по планированию дня делает секретарь.
Более удобной автор считает базу данных «Заказы» (версия для Access XP), которая уже фигурировала в статье «Я – менеджер по продажам?!».
Блок планирования в данной программе организован следующим образом. Открываем бланк заказа нажатием кнопки «Мои заказы» в главном меню и заполняем контактную информацию:

Дальше записываем информацию по каждому событию, которое происходит по заказу. Для ввода информации о событии необходимо нажать кнопку в бланке заказа. Будет открыто окно с перечнем событий, которые уже были записаны по данному заказу.

Кнопками либо осуществляется переход между различными событиями. Кнопкой осуществляется ввод нового события, которое добавляется в конец списка. То же самое можно достичь, если на последнем событии из списка нажать кнопку . Кнопка позволяет вывести на экран отчет, содержащий данное событие для последующей печати нажатием клавиш Ctrl и P (латинская) на клавиатуре.
Запись о событии позволяет ввести тип произошедшего события в верхней части бланка, записать содержание события, состояние собеседника после наступления события, тип следующего действия и дату следующего действия.
В главном меню нажмите кнопку «Планирование работ». Откроется меню «Планирование работ»:

При связывании таблицы “pay” с базой данных вашего предприятия, в которой фиксируются платежи клиентов при нажатии кнопки «План-факс продаж» можно сопоставить планируемые и пришедшие в данном месяце денежные средства и запланировать работы по данному заказу нажав кнопку «Задача».
При нажатии кнопки «Телефонные переговоры» появляется таблица Телефонных звонков, которые нужно сделать в ближайшие дни.

Важной особенностью таблицы является то, что если по данному заказу имеется звонок, который нужно сделать, то после того как звонок сделан, из таблицы он исчезает.
Таким образом, нет необходимости обращать внимание на звонки которые закрыты следующими телефонными звонками.
Аналогично, если указать в описании события следующее действие например «Встречи, командировки», то напоминание о встрече появится в разделе «Встречи и командировки».
Изменяя даты следующего действия в таблицах напоминаний о звонках, встречах и подготовки документов и план-факте продаж можно составить план работ на заданную дату и затем вывести его в виде отчета нажатием кнопки «План работ на сегодня». По умолчанию выводится план работ на сегодня, хотя задав дату можно вывести план работ на произвольное число.
Важным свойством является возможность составить план продаж. В бланке заказа нажмите кнопку . В окне спецификации заказа и планирования прихода денег можно занести перечень продукции и цены по данному заказу, а так же ввести график платежей.

Спланировав звонки, встречи, командировки, подготовку документации, можно оценить, сколько времени на это потребуется и выделить свободное время на составление списков клиентов и первичных контактах с потенциальными клиентами.
Итак, мы рассмотрели наполнение плана работ менеджера по продажам. Если у Вас возникли вопросы и предложение по темам, которые необходимо обсудить в данном разделе, задавайте вопросы на Форуме. Буду рад конструктивной критике. Про синдром хронической усталости (синдром менеджера) можно подробно почитать в следующих статьях: Синдром хронической усталости и Симптомы, причины, диагностика и лечение синдрома хронической усталости.

(С) Петраков Сергей Николаевич, 2004.
Полная или частичная перепечатка материалов статьи без ссылки на первоисточник запрещена.